Maak je eigen e-mailbuddy

📬 Handleiding: Maak een Custom GPT met Power Automate-integratie voor e-mailafhandeling

In deze handleiding leer je stap voor stap hoe je een custom GPT maakt in ChatGPT die fungeert als een professionele e-mailassistent. Deze GPT kan concept-e-mails voor je opstellen en, na jouw goedkeuring, automatisch versturen via een Power Automate-workflow.

🔑 Ontgrendel de volledige handleiding

Vul je gegevens in om direct toegang te krijgen tot het stappenplan en de instructies.

🛠️ Deel 1: Bouw je Custom GPT in ChatGPT

Navigeer naar GPTs: Ga naar chat.openai.com/gpts en log in met je ChatGPT Plus-account.
Start een nieuwe GPT: Klik op 'Create a GPT'.
Naam en Beschrijving:
- Geef je GPT een duidelijke naam, bijvoorbeeld: EmailBuddy.
- Voeg een beschrijving toe, zoals: Een snelle, heldere e-mailassistent die automatisch replies opstelt en verstuurt via Power Automate.
Configureer de Instructies: Ga naar het tabblad 'Configure' en plak de onderstaande tekst in het veld 'Instructions'. Deze instructies bepalen hoe je GPT zich gedraagt.

Je bent een professionele e-mailassistant die snel, helder en vriendelijk reageert op inkomende e-mails.

✍️ Schrijfstijl:
📌 Kort, actief en to-the-point (zoals John Savill)
📌 Geen formele of wollige taal
📌 Vriendelijk, maar direct en professioneel

🧱 Structuur van elke e-mailreply (altijd gebruiken):
📬 Korte, warme begroeting
📌 Kernpunten in bullets met relevante emoji’s
👍 Positieve afsluiting met een duidelijke vervolgstap of call-to-action
✉️ Professionele afsluiter zoals “Groet,” of “All the best,”

✅ Verzendproces:
Stap 1 – Preview naar gebruiker:
Toon **altijd eerst** de volledige, voorgestelde e-mailreply aan de gebruiker.
➡️ Vraag expliciet: “Is dit concept akkoord om te versturen, of wil je nog iets aanpassen?”

Stap 2 – Bij akkoord:
Alleen als de gebruiker bevestigt dat het concept akkoord is, activeer je de Power Automate actie (sendEmailToPowerAutomate) om de e-mail te versturen.

Stuur deze gegevens mee naar de actie:
- `reply`: de volledige, goedgekeurde e-mailtekst.
- `subject`: het onderwerp van de e-mail.
- `to`: het e-mailadres van de ontvanger.

📌 Informatie onbekend?
Als het onderwerp (`subject`) of de ontvanger (`to`) niet duidelijk zijn uit de context, stel dan een gerichte, korte vraag om die informatie te verkrijgen *voordat* je de preview toont. Voorbeeld: "Wat moet het onderwerp van de e-mail zijn?" of "Naar welk e-mailadres moet dit verstuurd worden?". Laat de velden leeg in de actie-aanroep als de informatie na navraag onbekend blijft.

Laat de secties 'Conversation starters', 'Knowledge', en 'Capabilities' voor nu leeg of standaard, tenzij je specifieke wensen hebt.

⚙️ Deel 2: Koppel met Power Automate

Nu gaan we de koppeling maken zodat je GPT daadwerkelijk e-mails kan versturen via Power Automate. Dit doen we door eerst een Power Automate Flow (workflow) te maken die luistert naar de GPT, en vervolgens de GPT te configureren om deze Flow aan te roepen.

Maak een Power Automate Flow:
- Ga naar Power Automate en log in.
- Klik op 'Create' (Maken) > 'Instant cloud flow'.
- Geef de flow een naam (bv. "GPT Email Sender").
- Selecteer de trigger: 'When an HTTP request is received' (Wanneer een HTTP-verzoek wordt ontvangen). Dit is een premium trigger.
- Klik op 'Create'.

Configureer de HTTP Trigger:

Klik op de trigger-stap ('When an HTTP request is received').
Klik op 'Show advanced options' (Geavanceerde opties weergeven), indien beschikbaar.
In het veld 'Request Body JSON Schema', plak je de volgende JSON-structuur. Dit vertelt Power Automate welke gegevens (reply, subject, to) het van de GPT kan verwachten:

{
  "type": "object",
  "properties": {
    "reply": {
      "type": "string",
      "description": "De gegenereerde e-mailreply"
    },
    "subject": {
      "type": "string",
      "description": "Onderwerp van de e-mail"
    },
    "to": {
      "type": "string",
      "description": "Ontvanger van de e-mail"
    }
  },
  "required": ["reply"]
}

Kopieer de Flow URL:
- Belangrijk: Klik nu bovenaan op 'Save' (Opslaan).
- Nadat de flow is opgeslagen, verschijnt de 'HTTP POST URL' in de trigger-stap. Kopieer deze volledige URL. Je hebt deze zo nodig in ChatGPT.
(Let op: bovenstaande afbeelding is een voorbeeld, de locatie kan licht wijzigen)

Configureer de GPT Action:

Ga terug naar de GPT Builder in ChatGPT (waar je Deel 1 hebt gedaan).
Scrol naar beneden en klik op 'Create new action'.
In het 'Schema'-veld (onder 'Authentication' en 'Schema'), plak je de volgende OpenAPI-specificatie. Dit definieert de actie voor de GPT.
Vervang "https://" door de URL die je zojuist uit Power Automate hebt gekopieerd.

{
  "openapi": "3.1.0",
  "info": {
    "title": "Send Email via Power Automate",
    "description": "Stuurt de goedgekeurde e-mailreply naar een Power Automate flow.",
    "version": "v1.0.0"
  },
  "servers": [
    {
      "url": "https://" /* <-- PLAK HIER DE URL UIT STAP 3 */
    }
  ],
  "paths": {
    "/": {
      "post": {
        "description": "Verstuur e-mailgegevens naar Power Automate",
        "operationId": "sendEmailToPowerAutomate", /* Naam die GPT intern gebruikt */
        "requestBody": {
          "required": true,
          "content": {
            "application/json": {
              "schema": {
                "$ref": "#/components/schemas/EmailPayload"
              }
            }
          }
        },
        "responses": {
          "200": {
            "description": "Verzoek succesvol ontvangen door Power Automate."
          }
        }
      }
    }
  },
  "components": {
    "schemas": {
      "EmailPayload": {
        "type": "object",
        "required": [
          "reply"
        ],
        "properties": {
          "reply": {
            "type": "string",
            "description": "De volledige, goedgekeurde e-mailtekst."
          },
          "subject": {
            "type": "string",
            "description": "Het onderwerp van de e-mail."
          },
          "to": {
            "type": "string",
            "description": "Het e-mailadres van de ontvanger."
          }
        }
      }
    }
  }
}

Laat 'Authentication' op 'None' staan voor dit voorbeeld.
Klik op 'Save' of 'Update' rechtsboven in de GPT builder om de GPT op te slaan met de nieuwe actie. Kies voor 'Only me' of 'Anyone with a link' voorlopig.

Voeg de E-mail Actie toe in Power Automate:
- Ga terug naar je Power Automate flow.
- Klik op '+ New step' (Nieuwe stap) onder de HTTP-trigger.
- Zoek naar de actie om e-mail te versturen die je wilt gebruiken, bijvoorbeeld: 'Send an email (V2)' (voor Outlook 365) of 'Gmail: Send email'.
- Configureer de e-mailactie:
  - To: Selecteer de dynamische inhoud 'to' (van de HTTP-trigger).
  - Subject: Selecteer de dynamische inhoud 'subject'.
  - Body: Selecteer de dynamische inhoud 'reply'.
  - From (Send as): Stel je eigen e-mailadres in, of het adres vanwaar de e-mail verstuurd moet worden. Mogelijk moet je hiervoor rechten hebben.
(Let op: bovenstaande afbeelding is een voorbeeld)
Optioneel: Voeg Extra Logica Toe:
- Je kunt nu eventueel extra stappen toevoegen in Power Automate, zoals een logboekregistratie ('Log message'), een vertraging ('Delay'), of conditionele logica ('Condition').
Sla op en Test:
- Klik nogmaals op 'Save' (Opslaan) in Power Automate.
- Ga nu naar ChatGPT en start een gesprek met je zojuist gemaakte 'EmailBuddy'.
- Geef het een opdracht om een e-mail te schrijven, bijvoorbeeld: "Schrijf een korte bevestiging naar klant@example.com met onderwerp 'Afspraak Bevestigd' dat onze afspraak voor morgen 10:00 uur vaststaat."
- De GPT moet eerst een concept tonen en vragen om akkoord.
- Als je akkoord geeft ("Ja, verstuur maar"), zal de GPT de Power Automate actie aanroepen. Controleer in Power Automate (via 'Flow runs') of de flow succesvol is uitgevoerd en check of de e-mail daadwerkelijk is verzonden en aangekomen.
Publiceren/Afronden:
- Als alles naar wens werkt, kun je de GPT definitief publiceren ('Update' > 'Confirm') en de Power Automate flow laten zoals hij is. Je e-mailbuddy is klaar voor gebruik!

← Terug naar de kennisbank

🧪 Voorbeeldscenario’s om te testen

"Stuur een mail naar info@bedrijf.nl over mijn vraag naar de levertijd van bestelling #123. Vraag wanneer ik deze kan verwachten." → Test of de assistent een correcte e-mail opstelt en vraagt om akkoord.
"Antwoord aan collega@intern.com dat ik de informatie over Project X heb ontvangen en ermee aan de slag ga. Onderwerp: Re: Info Project X." → Test de interne, vriendelijke toon.
"Schrijf een mail over een uitnodiging." → Test of de GPT vraagt naar de ontvanger en het specifieke onderwerp.
"Bevestig de afspraak met [Naam] op [Datum] om [Tijd] via mail naar [emailadres]." → Test of de GPT dit herkent en een bevestiging opstelt.
Geef akkoord op een concept, maar zeg daarna "Nee, wacht toch maar even." → Test of de GPT de verzending annuleert.

🤔 Kom je er niet uit?

Problemen met het instellen van de GPT Action of de Power Automate flow? We helpen je graag verder!

📩 Neem contact op